Um processo de negócio é um conjunto de atividades relacionado
com o objetivo essencial da sua organização - entregar um
produto ou um serviço ao Cliente. Os processos de negócio são
tipicamente avaliados do ponto de vista do Cliente, dos
Colaboradores e dos Investidores. Assegurar que os processos de
negócio ocorram de forma regular é necessário para maximizar o
valor agregado percebido pelos Clientes. Gerir processos de
negócio eficientemente é crítico para o sucesso da organização.
No entanto, geri-los é mais complicado do que poderia parecer à
primeira vista – fundamentalmente porque não estão isolados e
porque interagem entre si.
Quanto mais gerenciados forem os seus processos, maior é o
potencial para que eles tragam os benefícios e resultados planejados
pela empresa. Para assegurar a gestão efetiva e a melhoria contínua
dos seus processos de negócio, é necessário considerar os seguintes
aspectos críticos:
Seus
objetivos devem ser claros e mensuráveis.
É essencial assegurar um forte
compromisso por parte dos
gestores e dos colaboradores da organização.
Seus colaboradores são fontes valiosas de informação e
conhecimento, e o seu envolvimento facilita a criação do
compromisso necessário e a aceitação das mudanças propostas. O
que chamamos de Ambiência Organizacional.
A
comunicação ajuda a criar a Ambiência Organizacional
e o compromisso dos colaboradores, bem como a definição dos
objetivos a serem atingidos.
Construir um modelo orientado a processos pode resolver diversos
problemas que normalmente tendem a estar ocultos em um modelo
funcional tradicional. O desenho de um modelo de processos permite
aos colaboradores compreenderem a visão global da organização e qual
a sua colaboração na organização. A construção desse modelo requer
trabalho em equipe, de forma a assegurar que todo o conhecimento
disponível será utilizado.
Um
modelo simples pode conter elementos tão específicos como
atividades, etapas e tarefas de um processo, funções ou áreas
organizacionais, máquinas ou outra informação. Um modelo mais
elaborado pode conter competências (conhecimento e habilidades),
riscos e contingências sobre problemas potenciais nos processos de
negócio, cenários para absorção de idéias para melhorias e outros
comentários.
Uma
parte muito importante para a gestão dos processos de negócio é a
documentação. A documentação de todos os processos da organização
facilita a comunicação interna a todos os níveis. O maior desafio
numa organização é manter toda a documentação atualizada e
acessível. Uma grande ajuda para a manutenção da documentação
atualizada é a utilização de Intranet/Internet da organização ou de
Portais Colaborativos conjugados a ferramentas de Gestão de
Processos de Negócio (BPM – Business Process Management).
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